Il compito delle PR e dell’attività di ufficio stampa, nel contesto di lancio di un evento, è legato al racconto del valore (soprattutto contenutistico) dell’iniziativa, con la consapevolezza che l’azione di media relations si muove in un territorio in cui la competizione si gioca soprattutto sulla qualità e sulla rilevanza degli interventi, sui nomi dei relatori e dei brand che supportano il progetto.
Preparazione della strategia
Abbiamo chiesto alla nostra PR Director, Daniela Monteverdi (che ha un’esperienza nel mondo delle PR per eventi di quasi 20 anni), di condividere con noi alcuni punti chiave dell’organizzazione di una strategia PR per un evento.
- Uno degli aspetti che ritiene fondamentali è la stretta collaborazione tra il o la PR e il team organizzativo dell’evento: essere un concreto supporto, anche nell’eventualità di complessità e problemi dell’ultimo minuto, è sicuramente una chiave di svolta per la buona riuscita dell’evento.
- Inoltre, impostare una corretta calendarizzazione e pianificazione delle attività da svolgere nelle settimane che lo precedono permetterà di prevenire eventuali intoppi e gestirli al meglio, così che il giorno dell’evento si avrà la possibilità di dedicare molto più tempo ai giornalisti oppure a seguire i vari speech, senza dimenticare di offrire il proprio supporto al resto del team.
- Organizzare un evento significa anche avere ben chiaro quando partire con la comunicazione e a chi rivolgersi: per ogni tipo di evento, ci sono tempistiche diverse, si può cominciare anche un anno prima se si tratta di un evento internazionale per il quale è necessario organizzarsi in largo anticipo, oppure anche due mesi prima, se invece è un evento di portata locale e con grande coinvolgimento del pubblico, come festival, rassegne o roadshow. Quindi è importante definire gli obiettivi e pianificare le azioni da svolgere con molta precisione.
Una realtà sulla quale lavoriamo da anni è Smau e Daniela ci ha raccontato qualche dettaglio sul nostro approccio e sulla strategia applicata:
Caso Smau
Smau è un aggregatore internazionale di opportunità per l’ecosistema dell’innovazione, in cui, seguendo il modello dell’ Open Innovation, si promuove l’incontro e il networking tra le startup e le imprese con i più importanti player del mercato internazionale: grandi aziende, incubatori, acceleratori e investitori.
(Disclosers da diversi anni segue l’attività di PR degli eventi internazionali a Londra, Parigi e San Francisco e dell’evento milanese, che ogni anno riunisce oltre 150 startup e migliaia di operatori nazionali e internazionali interessati ad entrare in contatto con il nostro ecosistema dell’innovazione.)
Smau quindi si configura come un grandissimo contenitore che ogni anno raggruppa centinaia di storie, esperienze e protagonisti che hanno molto da raccontare ai media.
L’attività di ufficio stampa messa in campo si propone di dare visibilità ai singoli eventi, valorizzando i protagonisti dei panel in programma, ricercando e raccontando le storie e le innovazioni delle startup presenti e le esperienze di innovazione e trasformazione digitale delle aziende nazionali e internazionali che ogni anno ricevono il Premio Innovazione.
Sono oltre 100 i giornalisti che ogni anno seguono l’evento, coinvolti attraverso proposte one to one, press tour nelle tappe internazionali o attraverso tour guidati che l’ufficio stampa organizza all’interno dell’edizione milanese di ottobre.
Attraverso questa attività Smau ogni anno ottiene significative riprese sia dalle principali TV, come ad esempio TG3, Tg1, SkyTg24, radio come ad esempio Radio Rai, Radio24 e Radio 105, quotidiani nazionali e stampa di settore, raccogliendo una rassegna stampa che conta ogni anno più di 500 articoli.
Ma come si individuano i media da coinvolgere?
Abbiamo chiesto alla nostra PR Manager Isabella Castelli di spiegarci quali sono gli aspetti da considerare nel momento in cui si contattano i giornalisti per diffondere la notizia.
Le domande da porsi per arrivare ad una definizione precisa del target, sono tante:
- A chi si rivolge? Qual è il focus dell’evento? Quali sono gli speaker coinvolti? Quali attività di rilievo verranno svolte?: porsi queste domande è vitale.
- Di conseguenza bisogna targetizzare testate giornalistiche che siano in linea con lo scopo e il tema principale dell’evento, evitando di inviare il proprio comunicato stampa a tutti i giornalisti che conosciamo, senza una corretta selezione.
- Inoltre le tempistiche con le quali si decide di diffondere influiscono su una maggiore eterogeneità delle uscite: se si parte qualche mese prima, si riescono ad intercettare testate mensili, per poi continuare con quelle settimanali e infine con i quotidiani. Anche qui, il tempismo è decisivo.
Isabella ci ha raccontato di un caso studio interessante, per capire meglio questi aspetti.
Caso Ta-daan
Per la Milan Design Week 2023, abbiamo lavorato con TA-DAAN al lancio del loro Pop-Up Store, nel cuore delle 5 vie. Il concept store celebrava l’artigianato contemporaneo e il talento dei giovani creativi, era aperto al pubblico gratuitamente e permetteva non solo di acquistare i prodotti degli artigiani, dagli accessori ai complementi d’arredo, bensì di assistere a live performance di show-crafting.
Lato PR, abbiamo segnalato l’appuntamento alla stampa di settore, indagando chi solitamente tratta il Fuorisalone e, più nel dettaglio, il distretto di 5vie, così da poter inserire l’appuntamento nelle gallery a tema. La rassegna stampa ha incluso pubblicazioni come Living del Corriere della Sera, Cose di Casa e Exibart.
Ricordatevi, infine, che inviare una rassegna finale al termine dell’evento, con un ringraziamento ai giornalisti che hanno partecipato e un link al materiale multimediale prodotto, è cruciale non solo per fornire tutti i dettagli necessari per scrivere gli articoli post evento, ma soprattutto per mantenere un rapporto a lungo termine con i giornalisti e invitarli eventualmente alle prossime edizioni.
